Privacyverklaring

De privacyverklaring is van toepassing op www.villahotel.be, eigendom van en beheerd door Cooreman Bart en Caron Oona.

De privacy van onze hotelgasten is voor ons belangrijk. Wij streven er dan ook naar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken.
In deze verklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen en waar wij die informatie voor gebruiken. 
Het beschrijft ook welke keuzes u heeft met betrekking tot ons gebruik van uw persoonsgegevens en hoe u deze informatie kunt raadplegen en bijwerken

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van wie wij een rechtstreekse verbinding hebben “Cubilis” en onrechtstreekse verbindingen zoals Booking.com en Westtoer.
Het gaat dus zowel van huidige cliënten als van potentiele cliënten.

De categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen zijn onder andere:
  • Uw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en thuisadres, indien van toepassing uw BTW nummer en het inlezen van uw identiteitskaart
  • Creditcardgegevens (type kaart, creditcardnummer, naam kaarthouder, vervaldatum en beveiligingscode);
  • Informatie over het verblijf van de gast, inclusief datum van aankomst en vertrek, speciale verzoeken, opmerkingen over uw servicevoorkeuren
    (inclusief kamervoorkeuren, faciliteiten of andere gebruikte diensten);
  • Informatie die u verstrekt met betrekking tot uw voorkeuren voor marketing of in het kader van uw deelname aan enquêtes.
  • Camerabewaking:
    Wanneer u Villa hotel betreedt kan u in bepaalde gemeenschappelijke delen gefilmd worden.
    Het behoort tot ons gerechtvaardigd belang deze gegevens te verwerken in het kader van uw veiligheid en onze infrastructuur.

U kunt altijd zelf bepalen welke persoonsgegevens (indien van toepassing) u met ons wilt delen.
Als u er voor kiest om bepaalde gegevens niet te verstrekken, kan dat een invloed hebben op uw reservatie bij ons. 

Waarom verzamelen wij deze gegevens
  1. Reserveringen:
    wij gebruiken uw persoonsgegevens om uw online reservering te voltooien en te verwerken.
  2. Klantenservice:
    wij gebruiken uw persoonsgegevens om klantenservice te verlenen. 
  3. Gastbeoordelingen:
    wij kunnen uw contactgegevens gebruiken om u per mail uit te nodigen om een gastbeoordeling te schrijven na uw verblijf.
    Dit kan andere reizigers helpen om onze accommodatie te kiezen.
    Als u een gastbeoordeling instuurt, kan deze op onze website geplaatst worden.
  4. Marketingdoeleinden:
    Voor zover wettelijk toegestaan, gebruiken wij uw e-mail adres ook voor marketingdoeleinden.
    Zoals nieuwsbrieven over onze diensten, promoties, arrangementen of andere aanbiedingen waarvan we denken dat ze interessant kunnen zijn voor u. 
    Tevens vindt u in elke nieuwsbrief een link “Uitschrijven” indien u onze nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen in de toekomst.
  5. Overige communicatie:
    Het kan voorkomen dat we contact opnemen met u per mail, post, telefoon of sms,
    afhankelijk van de contactgegevens die u met ons deelt. Dit kan om verschillende redenen zijn.
  6. Beveiliging, fraude-detectie en -preventie:
    Voor dergelijke doeleinden kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met de politie.
  7. Financiële administratie:
    Villahotel verwerkt uw identifacatiegegevens teneinde haar boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden.
Juridische grondslagen
  • Gezien het doel van punt 1 en 2 baseren wij ons op de uitvoering van een contract.
    Het gebruik van uw gegevens kan nodig zijn voor de uitvoering van uw contract met ons.
    Als u bijvoorbeeld onze diensten gebruikt om online te boeken,
    gebruiken we uw gegevens om onze contractuele verplichting tot het voltooien en beheren van uw reservering met ons uit te voeren.
  • Gezien de doelen van punt 3 en 4 baseren we ons op de legitieme belangen:
    we gebruiken uw gegevens voor onze legitieme belangen, zoals u de best passende content voor de website,
    e-mails en nieuwsbrieven te bieden, ter verbetering en promotie van onze producten en diensten.
  • Gezien het doel van punt 6 baseren wij ons op de verplichte registratie van reizigers

Indien nodig overeenkomstig de toepasselijke wetgeving zullen we om uw toestemming vragen.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen.

Met wie delen wij onze persoonsgegevens

Uw gegevens worden in geen geval door ons voor commercïele doeleinden gedeeld met derden.
Om onze boekhoudkundige verplichtingen te voldoen gebruiken wij een online platform van Vandelanotte.
Hoofdzetel gevestigd in President Kennedypark 1A, 8500 Kortrijk met verschillende kantoren verspreidt over heel België.
Villa hotel heeft maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen bij verwerking.
Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te delen met gerechtelijke instanties zoals politie. 

Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken

Facebook, Twitter, Instagram, Google, Tripadvisor

Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen.
Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen,
verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen.
Villa hotel heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze privacyverklaring naleven. 

Gratis internet toegang voor hotel- en restaurantgasten

Bij gebruik van onze openbare internetservice, erkent u hierbij uitdrukkelijk dat u het eens bent met de beveiligingsproblemen aangaande uw privacy en het doorgeven van vertrouwelijke gegevens via het internet.

De Beveiligingsproblemen kunnen omvatten:

  • Onderscheppen van transmissies en/of vertouwelijke gegevens (hacken)
  • Verlies van gegevens
  • Computerwormen, virussen en malware die eventuele schade kan toebrengen aan uw toestel
  • De eventuele schade die aan uw toestel veroorzaakt kan worden door het downloaden van informatie of materialen door gebruik van deze internetservice.

U stemt ermee in dat de eigenaar of aanbieder van dit netwerk niet aansprakelijk kan gesteld worden voor bovenstaande beveiligingsproblemen

TIP: Gebruik deze service met uw gezond verstand

Beveiliging

Cubilis, Booking.com en Westtoer nemen de nodige procedures in acht om ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van gegevens, inclusief persoonsgegevens, te voorkomen.
We gebruiken beveiligingsprocedures, technische en fysieke beperkingen voor toegang tot gebruik van de persoonsgegevens op onze server.
Alleen Bart en Oona hebben toegang tot deze gegevens.

Bewaren van gegevens

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten,
tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt. 

Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie. 

Uw opties en rechten

We willen dat u zelf de controle heeft over uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden.
U kunt dit op de volgende manieren doen:

  • u kunt ons om een kopie vragen van de persoonsgegevens die we over u hebben;
  • u kunt ons informeren over wijzigingen in uw persoonsgegevens, of ons vragen om de persoonsgegevens die we over u hebben te corrigeren.
  • in bepaalde gevallen kunt u ons vragen om de verwerking van de persoonsgegevens die we over u hebben te verwijderen, blokkeren of beperken,
    of bezwaar aan te tekenen waarop we uw persoonsgegevens gebruiken; en in bepaalde gevallen kunt u ons ook vragen om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt naar een derde partij te sturen.
  • U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van nieuwsbrieven hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven. 
    U kunt zich meteen uitschrijven.

Wanneer we met uw toestemming uw persoonsgegevens gebruiken, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving.
U dient dit verzoek evenwel te motiveren. 
Bovendien heeft u, wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van legitiem belang of het algemeen belang, het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen dat gebruik van uw persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.

Wij vertrouwen op u om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens volledig, correct en actueel zijn.
Informeer ons onmiddellijk over eventuele wijzigingen of onjuistheden van uw persoonsgegevens.
We behandelen uw verzoek in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie:
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35 
1000 BRUSSEL
02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be

Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kun u zich richten tot info@villahotel.be.
Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen. 

Over deze Privacyverklaring

Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen.
Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.

Indien u nog vragen heeft over ons privacybeleid, gelieve contact op te nemen via info@villahotel.be.