Privacyverklaring

De privacy van onze hotelgasten is voor ons belangrijk. Wij streven er dan ook naar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken.
In deze verklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen en waar wij die informatie voor gebruiken.
Het beschrijft ook welke keuzes u heeft met betrekking tot ons gebruik van uw persoonsgegevens en hoe u deze informatie kunt raadplegen en bijwerken

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van wie wij een rechtstreekse verbinding hebben
“Cubilis en tablemanager” en van onrechtstreekse verbindingen “Booking.com en Westtoer”.
Het gaat dus zowel van huidige klanten als van potentiële klanten.

De categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen zijn onder andere:

Uw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en thuisadres, indien van toepassing uw BTW nummer en het inlezen van uw identiteitskaart
Creditcardgegevens (type kaart, creditcardnummer, naam kaarthouder, vervaldatum en beveiligingscode);
Informatie over het verblijf van de gast, inclusief datum van aankomst en vertrek, speciale verzoeken, opmerkingen.
Camerabewaking:
Wanneer u Villa hotel betreedt kan u in bepaalde gemeenschappelijke delen gefilmd worden.
Het behoort tot ons gerechtvaardigd belang deze gegevens te verwerken in het kader van uw veiligheid en onze infrastructuur.

U kunt altijd zelf bepalen welke persoonsgegevens (indien van toepassing) u met ons wilt delen.
Als u er voor kiest om bepaalde gegevens niet te verstrekken, kan dat een invloed hebben op uw reservatie bij ons.

Waarom verzamelen wij deze gegevens

Reserveringen:
wij gebruiken uw persoonsgegevens om uw online reservering te voltooien en te verwerken.
Klantenservice:
wij gebruiken uw persoonsgegevens om klantenservice te verlenen.
Gastbeoordelingen:
wij kunnen uw contactgegevens gebruiken om u per mail uit te nodigen om een gastbeoordeling te schrijven na uw verblijf.
Dit kan andere reizigers helpen om onze accommodatie te kiezen.
Als u een gastbeoordeling instuurt, kan deze op onze website geplaatst worden.
Marketingdoeleinden:
Voor zover wettelijk toegestaan, gebruiken wij uw e-mail adres ook voor marketingdoeleinden.
Zoals een nieuwsbrief of een aanbieding waarvan wij denken dat interessant voor u kan zijn.
Tevens vindt u in elke nieuwsbrief een link “Uitschrijven” indien u onze nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen in de toekomst.
Overige communicatie:
Het kan voorkomen dat we contact opnemen met u per mail, post, telefoon of sms,
afhankelijk van de contactgegevens die u met ons deelt. Dit kan om verschillende redenen zijn.
Beveiliging, fraude-detectie en -preventie:
Voor dergelijke doeleinden kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met de politie.
Financiële administratie.
Verplichte contact tracing volgens covid-19 reglementering.

Juridische grondslagen

Gezien het doel van punt 1 en 2 baseren wij ons op de uitvoering van een contract.
Het gebruik van uw gegevens kan nodig zijn voor de uitvoering van uw contract met ons.
Als u bijvoorbeeld onze diensten gebruikt om online te boeken,
gebruiken we uw gegevens om onze contractuele verplichting tot het voltooien en beheren van uw reservering met ons uit te voeren.
Gezien de doelen van punt 3 en 4 gebruiken wij uw gegevens voor onze legitieme belangen.
Gezien het doel van punt 6 baseren wij ons op de verplichte registratie van reizigers.
Gezien punt 7 verwerken wij uw identificatie gegevens teneinde onze boekhouding te kunnen onderhouden.
Gezien punt 8: De Nationale Veiligheidsraad heeft op 23 juli 2020 beslist dat horecazaken de aanwezigheid van hun gasten moeten noteren.
Wij verwerken de gegevens in opdracht van Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid.

Indien nodig overeenkomstig de toepasselijke wetgeving zullen we om uw toestemming vragen.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen.

Met wie delen wij persoonsgegevens

Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden.
Boekhoudkundig: Wij gebruiken een beveiligd online platform van Vandelanotte.
Hoofdzetel gevestigd in President Kennedypark 1A, 8500 Kortrijk.
Eigen systeem: Wij bewaren uw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving dat enkel door ons toegankelijk is.
Gerechtelijke instanties zoals: politie, Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, …
kunnen naar uw persoonsgegevens vragen.

Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken

Facebook, Twitter, Instagram, Google, Tripadvisor

Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen.
Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen,
verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen.
Villa hotel heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze privacyverklaring naleven.

Gratis internet toegang voor hotel- en restaurantgasten

Bij gebruik van onze openbare internetservice, erkent u hierbij uitdrukkelijk dat u het eens bent met de beveiligingsproblemen aangaande uw privacy en het doorgeven van vertrouwelijke gegevens via het internet.

De Beveiligingsproblemen kunnen omvatten:

Onderscheppen van transmissies en/of vertouwelijke gegevens (hacken)
Verlies van gegevens
Computerwormen, virussen en malware die eventuele schade kan toebrengen aan uw toestel
De eventuele schade die aan uw toestel veroorzaakt kan worden door het downloaden van informatie of materialen door gebruik van deze internetservice.

U stemt ermee in dat de eigenaar of aanbieder van dit netwerk niet aansprakelijk kan gesteld worden voor bovenstaande beveiligingsproblemen

TIP: Gebruik deze service met uw gezond verstand

Beveiliging

Cubilis, Booking.com, Tablemanager en Westtoer nemen de nodige procedures in acht om ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.
We gebruiken beveiligingsprocedures, technische en fysieke beperkingen voor toegang tot gebruik van de persoonsgegevens op onze server.
Alleen Bart en Oona hebben toegang tot deze gegevens.

Bewaren van gegevens

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk “10 jaar” voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten,
tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt.

Persoonsgegevens voor de Covid-19 reglementering, worden na 14 dagen verwijderd.
Enkel in het geval van een vastgestelde besmetting, worden jouw gegevens verder gecommuniceerd naar de bevoegde overheidsdiensten.

Uw opties en rechten

We willen dat u zelf de controle heeft over uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden.
U kunt dit op de volgende manieren doen:

U kunt ons om een kopie vragen van uw persoonsgegevens.
U kunt ons informeren over wijzigingen, of het corrigeren van uw persoonsgegevens.
in bepaalde gevallen kunt u ons vragen om de verwerking van de persoonsgegevens die we over u hebben te verwijderen, blokkeren of beperken,
of bezwaar aan te tekenen waarop we uw persoonsgegevens gebruiken; en in bepaalde gevallen kunt u ons ook vragen om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt naar een derde partij te sturen.
U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van nieuwsbrieven hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven.
U kunt zich meteen uitschrijven.

Wanneer we met uw toestemming uw persoonsgegevens gebruiken, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving.
U dient dit verzoek evenwel te motiveren.
Bovendien heeft u, wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van legitiem belang of het algemeen belang, het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen dat gebruik van uw persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.

Wij vertrouwen op u om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens volledig, correct en actueel zijn.
Informeer ons onmiddellijk over eventuele wijzigingen of onjuistheden van uw persoonsgegevens.
We behandelen uw verzoek in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie:
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be

Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kun u zich richten tot info@villahotel.be.
Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.

Over deze Privacyverklaring

Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen.
Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.

Indien u nog vragen heeft over ons privacybeleid, gelieve contact op te nemen via info@villahotel.be.