De privacy van onze hotelgasten is voor ons belangrijk. Wij streven er dan ook naar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. In deze verklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen en waar wij die informatie voor gebruiken. Het beschrijft ook welke keuzes u heeft met betrekking tot ons gebruik van uw persoonsgegevens en hoe u deze informatie kunt raadplegen en bijwerken.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

• Rechtstreekse verbindingen:
  Cubilis, tablemanager, Europabank
• Onrechtstreekse verbindingen:
  Booking.com, Westtoer, Expedia, Vlaanderen Vakantieland, Mollie

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

• Voornaam, achternaam, thuisadres, telefoonnummer, e-mail.
• Een copy van uw identiteitskaart
• Indien van toepassing: BTW nummer, Creditcardgegevens
• Informatie over het verblijf van de gast
• Inclusief datum van aankomst en vertrek, speciale verzoeken en opmerkingen.
• Camerabewaking: wanneer u Villa hotel betreedt wordt  u in de gemeenschappelijke delen gefilmd.

Het behoort tot ons gerechtvaardigd belang deze gegevens te verwerken in het kader van uw veiligheid en onze infrastructuur. U kunt altijd zelf bepalen welke persoonsgegevens (indien van toepassing) u met ons wilt delen. Als u er voor kiest om bepaalde gegevens niet te verstrekken, kan dat een invloed hebben op uw reservatie bij ons.

Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Reserveringen:

Om uw reservering te kunnen verwerken en te voltooien

• Klantenservice en communicatie:
  Om u zo goed mogelijk te kunnen ontvangen, en u een goede klantenservice te kunnen bieden
• Gastbeoordelingen:
  Per mail wordt u uitgenodigd om na uw verblijf een gastbeoordeling te schrijven. Dit kan andere reizigers helpen om onze accommodatie te kiezen.
• Marketingdoeleinden:
  Voor zover wettelijk toegestaan gebruiken wij mailchimp: een nieuwsbriefsysteem om u onze menu’s, promoties, … te kunnen voorstellen. Elke nieuwsbrief bevat een link om u uit te schrijven indien u onze nieuwsbrief  niet meer wenst te ontvangen.
• Beveiliging, fraude, detectie en preventie:
  uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met de politie.
• Financiële administratie.

Juridische grondslagen

• Gezien het doel van punt 1 en 2 baseren wij ons op de uitvoering van uw contract met ons.
• Reserveringen: Wij gebruiken uw gegevens om onze contractuele verplichting tot het voltooien en beheren van uw reservering met ons uit te voeren.
• Gezien de doelen van punt 3 en 4 gebruiken wij uw gegevens voor onze legitieme belangen.
• Gezien het doel van punt 5 baseren wij ons op de verplichte registratie van reizigers.
• Gezien het doel van punt 6 verwerken wij uw identificatie gegevens teneinde onze boekhouding te kunnen onderhouden.

Indien nodig overeenkomstig de toepasselijke wetgeving zullen we om uw toestemming vragen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen.

Met wie delen wij persoonsgegevens

Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden.

• Boekhoudkundig:
  Wij gebruiken een beveiligd online platform van Vandelanotte. Hoofdzetel gevestigd in President Kennedypark 1A, 8500 Kortrijk.
• Eigen systeem:
  Wij bewaren uw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving dat enkel door de uitbating “Bart en Oona”toegankelijk zijn.
• Gerechtelijke instanties die naar uw persoonsgegevens kunnen vragen:
  Politie, Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, …

Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken

Facebook, Instagram, Google, Tripadvisor

Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen.
Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen.
Villa hotel heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze privacyverklaring naleven. 

Gratis internet toegang voor hotel- en restaurantgasten

Bij gebruik van onze openbare internetservice, erkent u hierbij uitdrukkelijk dat u het eens bent met de beveiligingsproblemen aangaande uw privacy en het doorgeven van vertrouwelijke gegevens via het internet.

De Beveiligingsproblemen kunnen omvatten:

• Onderscheppen van transmissies en/of vertouwelijke gegevens (hacken)
• Verlies van gegevens
• Computerwormen, virussen en malware die eventuele schade kan toebrengen aan uw toestel
• De eventuele schade die aan uw toestel veroorzaakt kan worden door het downloaden van informatie of materialen door gebruik van deze internetservice.

U stemt ermee in dat de eigenaar of aanbieder van dit netwerk niet aansprakelijk kan gesteld worden voor bovenstaande beveiligingsproblemen

Beveiliging

Elke rechtstreekse en onrechtstreekse verbinding nemen de nodige procedures in acht om ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.

Wij gebruiken beveiligingsprocedures, technische en fysieke beperkingen voor toegang tot gebruik van de persoonsgegevens op onze server.

Bewaren van gegevens

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk “10 jaar” voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten, tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt.

Uw opties en rechten

We willen dat u zelf de controle heeft over uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden.
U kunt dit op de volgende manieren doen:

• U kunt ons om een kopie vragen van uw persoonsgegevens.
• U kunt ons informeren over wijzigingen, of het corrigeren van uw persoonsgegevens.
• In bepaalde gevallen kunt u ons vragen:
  • om de verwerking van de persoonsgegevens die we over u hebben te verwijderen, blokkeren of beperken.
  • om uw persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt naar een derde partij te sturen.
• U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van nieuwsbrieven hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven,
• U kunt bezwaar aan te tekenen waarop we uw persoonsgegevens gebruiken
• Wanneer we met uw toestemming uw persoonsgegevens gebruiken, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving.
  U dient dit verzoek evenwel te motiveren. 

Bovendien heeft u, wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van legitiem belang of het algemeen belang, het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen dat gebruik van uw persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.

Wij vertrouwen op u om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens volledig, correct en actueel zijn.Inf ormeer ons onmiddellijk over eventuele wijzigingen of onjuistheden van uw persoonsgegevens. We behandelen uw verzoek in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie:

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35 
1000 BRUSSEL
02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be

Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kun u zich richten tot info@villahotel.be.
Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.

Over deze Privacyverklaring

Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen.
Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.

Indien u nog vragen heeft over ons privacybeleid, gelieve contact op te nemen via info@villahotel.be.